彩色與黑白的核心差異
選事務機時，「要不要彩色」是第一個要決定的分岔。差別不只在能不能印彩色，而在於整體成本結構、耗材複雜度與適用場景。
- 黑白機：只用黑色碳粉，結構單純、單張成本低、維護簡單。
- 彩色機：使用青、洋紅、黃、黑四色碳粉，加上轉印帶等元件，單張成本高、耗材品項多。
成本差在哪：逐張比較
以下為示意，實際依方案報價的每張成本級距，用來說明兩者差距。
| 項目 | 黑白機（示意） | 彩色機（示意） |
|---|---|---|
| 每張列印成本 | 約 0.3～0.5 元 | 彩色約 2.5～4 元、黑白同機約 0.4～0.6 元 |
| 碳粉品項 | 黑色 1 支 | 四色各 1 支 |
| 機器取得／月租 | 較低 | 較高 |
| 維護複雜度 | 低 | 中～高 |
要注意：彩色機同樣能印黑白，且用彩色機印黑白時，黑白單張成本通常仍略高於純黑白機。所以若九成以上都是黑白文件，純黑白機往往更經濟。
用彩色比例決定機型
彩色占比低於一成
若彩色需求偶爾才有（例如季度簡報），選黑白機，彩色需求外送或用小型彩色印表機補足，整體最省。
彩色占比一到三成
可考慮彩色機，但務必用權限管控彩色印量，避免員工把內部文件也印成彩色，讓成本失控。
彩色占比三成以上
對外文宣、設計、提案需求高的公司，彩色機是必要投資，此時重點轉為挑選彩色單張成本較低、印量負荷足夠的機型。
最常見的浪費，是買了彩色機卻放任所有文件都彩色列印。實務上把機器預設為黑白、彩色需手動選擇或需權限，往往一年就能省下可觀的耗材費。
成本差多少：實際試算
假設每月印 3,000 張，情境 A 全黑白、情境 B 有 30% 彩色（以下皆示意，實際依方案報價）：
- 情境 A：3,000 × 0.4 ＝ 1,200 元／月
- 情境 B：黑白 2,100 × 0.5 ＝ 1,050 元；彩色 900 × 3 ＝ 2,700 元；合計 3,750 元／月
同樣印 3,000 張，彩色占三成的月成本可能是全黑白的三倍以上，差距主要來自彩色單張成本。這正是為什麼「彩色印量管理」比「有沒有彩色機」更影響荷包。
選機時還要看的規格
- 列印速度：每分鐘張數（PPM），印量大要選快一點。
- 建議月印量：機器的耐用印量級距，別讓小機扛大量。
- 雙面與掃描：雙面省紙，掃描存檔省空間。
- 紙匣容量：印量大選大容量紙匣，減少補紙頻率。
結論：先看用途，再算成本
選彩色或黑白，先問「我真的需要多少彩色」，再用每張成本乘上印量，把一年的差距算出來。用途決定方向，成本決定機型與方案。
上伊美事務機租賃供應各廠牌黑白與彩色事務機及原廠、環保耗材，可依你的黑白／彩色比例推薦合適機型並試算成本，來電 (02)2733-0720 或加 LINE 提供印量即可估方案。